Le mandat SEPA

Le mandat SEPA ou plus précisément le mandat de prélèvement SEPA est un document papier ou électronique signé par le débiteur (titulaire d’un compte tenu dans une banque en zone SEPA) et autorisant un créancier à débiter le compte de dernier pour règlement de créances (factures, impôts, etc.). Lorsque le débiteur signe le mandat, il donne son accord explicite à un créancier d’envoyer des instructions à la banque du débiteur pour débiter son compte, et autorise également sa banque à débiter son compte conformément aux instructions reçues du créancier.

Le mandat SEPA a été introduit avec la mise en place du prélèvement SEPA en 2009 et a remplacé l’autorisation de prélèvement automatique. Il existe deux types de mandats SEPA : le mandat SEPA standard (pour le prélèvement SEPA Core) et le mandat SEPA interentreprises (pour le prélèvement SEPA B2B). Dans la suite, nous allons examiner entre autres les sujets suivants : Contenu du mandat SEPA, l’ICS et son obtention, les modifications et la durée du mandat SEPA.

Modèle de mandat SEPA

Un mandat SEPA ressemble à ce que vous voyez sur l’image suivante.

Modèle de Mandat SEPA pour le SDD Core

Modèle de Mandat SEPA pour le prélèvement SEPA Core

De nombreux modèles de mandas sont disponibles sur Internet. Sur le site de l’EPC, on peut télécharger un document en anglais qui contient les directives sur le format et la présentation des mandats SEPA.

Nous allons maintenant nous intéresser au contenu du mandat SEPA.

Contenu du mandat SEPA

Un mandat SEPA contient les données suivantes :

  • Le titre « Mandat de Prélèvement SEPA » ou « Mandat de Prélèvement SEPA inter-entreprises » qui permet au signataire de reconnaitre sans ambiguïté le type de mandat qu’il va signer.
  • La Référence Unique de Mandat (RUM) fournie de préférence dès l’émission du mandat par le créancier. Si elle ne figure pas sur l’exemplaire transmis au débiteur, elle doit obligatoirement être insérée sur le mandat par le créancier (avant archivage papier) et communiquée au débiteur avant envoi des opérations de prélèvement SEPA. La référence unique de mandat permet à un créancier d’identifier un mandat signé par un débiteur donné. Elle est unique pour chaque mandat. Le créancier est libre d’attribuer la référence qu’il souhaite (maximum 35 caractères « latins », l’espace est accepté et compte comme un caractère). Dans la mesure du possible, cette RUM doit être inscrite sur le mandat avant son envoi au débiteur. Elle doit figurer dans l’information faite par le créancier à son client préalablement à l’émission du prélèvement SEPA.
  • Les coordonnées du débiteur : nom, adresse complète (incluant le code postal et le pays de résidence), l’IBAN et le code BIC de la banque du débiteur
  • Les coordonnées du créancier : l’adresse et le nom ou la dénomination sociale, ou le nom ou la dénomination commerciale, s’il est différent.
  • L’identifiant du créancier SEPA (ICS) : L’Identifiant Créancier SEPA (ICS) est un identifiant unique qui permet d’identifier chaque créancier. Même si le nom de l’entreprise, sa raison sociale, son adresse ou son compte bancaire sont amenés à changer, l’ICS restera le même. Il doit être mentionné dans chaque prélèvement SEPA et permet au débiteur et à sa banque de :
    • Vérifier l’origine de chaque prélèvement SEPA
    • Actionner une demande de remboursement ou une contestation*
    • Vérifier l’existence d’un mandat quand un prélèvement est émis

Au sein d’une banque, c’est le couple ICS + RUM qui permet l’identification unique des d’un mandat SEPA. Bien que la probabilité soit faible, il n’est pas exclu que deux créanciers utilisent la même référence de mandat.

  • Le type de prélèvement : ponctuel ou récurrent.
    • Récurrent : le mandat signé par le débiteur est valable pour une série de prélèvements. Les instructions peuvent contenir les séquences suivantes :
      • FRST (Pour FIRST en anglais): C’est le premier prélèvement d’une série de prélèvements.
      • RCUR (Pour RECURRENT en anglais) : Ce sont les prélèvements consécutifs au 1er d’une série
      • FNAL (Pour FINAL en anglais) : C’est le dernier prélèvement d’une série. Séquence. Après son utilisation, il n’est plus possible d’émettre de prélèvement pour ce mandat.
    • Ponctuel : le mandat signé par le débiteur est valable pour un prélèvement unique – La séquence indiqué dans le prélèvement est OOFF (pour ONE OFF en anglais) : prélèvement unique, non suivi par d’autres prélèvements au titre du même mandat.
    • Il est courant de prévoir une ligne où le débiteur indique à quelle date il souhaite que son compte soit débité.
  • La date de signature
  • La signature : Elle peut être papier ou électronique. Le mandat SEPA électronique a pris de l’importance ces dernières années si bien que l’EPC a publié un guide sur l’implémentation et la circulation du mandat électronique.
  • Les mentions suivantes :
    Sur un mandat SEPA Standard : « En signant ce formulaire de mandat, vous autorisez (A) {NOM DU CREANCIER} à envoyer des instructions à votre banque pour débiter votre compte, et (B) votre banque à débiter votre compte conformément aux instructions de {NOM DU CREANCIER}. Vous bénéficiez du droit d’être remboursé par votre banque selon les conditions décrites dans la convention que vous avez passée avec elle. Une demande de remboursement doit être présentée dans les 8 semaines suivant la date de débit de votre compte pour un prélèvement autorisé.»
    Sur un mandat SEPA inter-entreprises : « En signant ce formulaire de mandat, vous autorisez (A) {NOM DU CREANCIER} à envoyer des instructions à votre banque pour débiter votre compte, et (B) votre banque à débiter votre compte conformément aux instructions de {NOM DU CREANCIER}. Ce mandat est dédié aux prélèvements SEPA inter-entreprises. Vous n’êtes pas en droit de demander à votre banque le remboursement d’un prélèvement SEPA inter-entreprises une fois que le montant est débité de votre compte. Vous pouvez cependant demander à votre banque de ne pas débiter votre compte jusqu’au jour de l’échéance. »

Comment obtenir l’Identifiant du Créancier SEPA (ICS) à mentionner dans le mandat SEPA ?

L’ICS comme nous l’avons vu est l’identifiant du créancier qui émet les prélèvements SEPA après avoir obtenu le mandat signé. C’est une donnée importante, puisqu’elle permet d’identifier le créancier de façon unique. L’ICS est généralement attribué par la banque centrale dans la plupart des pays.

Comme l’ICS doit figurer le mandat SEPA, le créancier doit l’obtenir avant d’imprimer des formulaires de mandats ou proposer des formulaires électroniques en ligne. Pour obtenir l’ICS, les démarches à suivre varient selon les pays. Dans beaucoup pays (comme la France), le créancier doit adresser une demande à sa banque. La banque vérifie alors les éléments fournis par le créancier et si tout est correct, elle fait suivre une demande auprès de la Banque de France, la seule entité habilitée à attribuer l’ICS.
Dans d’autres pays (comme l’Allemagne), le créancier fait directement une demande auprès de la banque centrale.

En France et dans de nombreux pays, le créancier doit remplir certaines conditions pour se voir attribuer un ICS :

  • Ce doit être une entreprise qui exerce une activité économique en France,
  • Il doit avoir un compte ouvert les livres d’une banque opérant en France. Le compte ne doit pas nécessairement être en Euro.

Modifications du mandat SEPA

Il peut arriver au cours de la vie du mandat SEPA qu’il soit nécessaire de le modifier. Selon les règles du SEPA, le créancier est responsable de la conservation du mandat (Il peut déléguer cette tâche à un prestataire s’il le souhaite). Par conséquent, c’est le créancier qui modifie les informations du mandat.

Un cas fréquent de modification concerne le changement de coordonnées bancaires du débiteur. Ce dernier communique les informations au créancier, soit par courrier, soit par mail, soit par tout autre moyen et lui transmet son nouveau RIB. Sur la base de ces informations, le créancier met à jour le mandat.

Les données qui sont généralement modifiées à l’initiative du créancier sont les suivantes :

  • le nom du créancier – Suite à un changement de raison sociale
  • l’Identifiant Créancier SEPA (ICS) – suite à une acquisition par exemple.
  • la Référence Unique de Mandat (RUM) – Évolution de la structure des RUMs pour répondre à de nouveaux besoins par exemple.

Après ces modifications, le débiteur est normalement notifié du changement avant la date du prochain paiement. Mais il n’est pas nécessaire qu’il donne à nouveau son consentement, et non plus qu’un nouveau mandat de prélèvement SEPA soit mis en place. L’autorisation initiale donnée par le débiteur reste valable.

Enfin, les modifications des mandats doivent être transmises dans les fichiers Pain.008 (XML) envoyés aux banques pour les futurs prélèvements.

Durée de validité du mandat SEPA

Un mandat SEPA peut être valable :

  • pour un unique prélèvement si le mandat ne porte que sur un prélèvement dit « ponctuel ». Le mandat devient invalide après le prélèvement.
  • jusqu’à révocation de l’accord du débiteur dans les cas où le mandat porte sur une série de prélèvements. Un mandat de prélèvement SEPA peut être révoqué à tout moment sur simple demande du débiteur auprès de son créancier.

Un mandat pour lequel aucun ordre de prélèvement SEPA n’a été présenté pendant une période de 36 mois  devient caduc et ne doit donc plus être utilisé. Le délai de 36 mois court à compter de la date d’échéance du dernier prélèvement SEPA quelle qu’ait été l’issue du traitement, que celui-ci ait été refusé, rejeté, retourné ou remboursé par la banque du débiteur. Les banques ont des traitements automatiques pour identifier les mandats qui remplissent ces critères et les passer au statut de caduc.

Les caractères latins autorisés dans la RUM du mandat SEPA

Il s’agit de la liste de caractères qu’on trouve dans les documents de l’EPC.

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

/ – ? : ( ) . , ‘ +

Space

En outre, les règles suivantes doivent être respectées:

  • Une référence unique du mandat ne peut pas commencer ou terminer avec le caractère ‘/’
  • Une référence unique du mandat ne peut pas contenir ‘//’ (soit / deux fois consécutifs)

Quelques exemples de RUM

+2767 Exemple de)RUM-Valide : Les caractères + ) – et espaces sont autorisés

UnRum %non !valide : Les caractères % et ! ne sont pas autorisés.

/Rum non valide : La RUM ne peut pas commencer avec le caractère ‘/’.

Rum//non valide : La RUM ne peut pas contenir la suite de caractères ‘//’.

Ainsi se termine notre analyse du mandat SEPA. C’est un document essentiel pour la mise en place du prélèvement SEPA et tant les débiteurs que les créanciers devraient l’utiliser à bon escient.

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